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FM Solutions

Laser Warriors — Gestion des événements et de la main-d'œuvre

De la réservation au paiement des équipages, un système connecté.

Un système de gestion d'entreprise personnalisé qui coordonne les réservations d'événements, les affectations d'équipe, l'équipement, la planification des déplacements, les paiements et le suivi client pour un opérateur de laser game mobile à Sydney.

FM Solutions assure également la maintenance du système et de son infrastructure.

Contexte métier

Toute réservation nécessite les bonnes personnes, le bon équipement et l'itinéraire adapté

Contexte métier

Laser Warriors propose des événements mobiles de laser game dans toute la région du Grand Sydney. Chaque réservation nécessite l'équipe appropriée, une base de départ adaptée, du matériel, l'organisation des déplacements, la confirmation de présence et des coûts précis.

Ces étapes doivent rester coordonnées même si une personne ne répond pas ou ne peut pas participer. Le système les relie dans un seul enregistrement d'événement plutôt que de les disperser dans différents outils.

Cycle de vie de l'événement

Du premier rendez-vous à la demande de feedback finale

Huit étapes connectées, des détails de réservation du client jusqu'à la confirmation de l'équipage, la logistique, le calcul des coûts et le suivi.

Processus du cycle de vie de l'événement
  1. Étape 1 de 8

    Réservation

    Le client fournit les informations sur l'événement, y compris le nombre de participants et le lieu.

  2. Étape 2 de 8

    Sélection de la base

    Le système détermine laquelle des deux bases de Sydney est la plus proche de l’événement.

  3. Étape 3 de 8

    Sélection de l'équipage

    Les travailleurs disponibles sont sélectionnés en fonction de leur évaluation et des exigences de l'événement, y compris un chef d'équipe.

  4. Étape 4 de 8

    Confirmation par e-mail et SMS

    Les travailleurs sélectionnés reçoivent un lien par e-mail, puis un SMS via Twilio s'ils ne répondent pas.

  5. Étape 5 de 8

    Planification du matériel et des itinéraires

    Les kits de matériel sont déterminés et un itinéraire Google Maps est planifié depuis la base jusqu'au lieu de l'événement.

  6. Étape 6 de 8

    Vérifications de présence le jour de l'événement

    E-mail, SMS et un appel téléphonique automatisé, avec une alerte au propriétaire en cas d'absence de confirmation.

  7. Étape 7 de 8

    Préparation des coûts et des paiements des travailleurs

    Les salaires et frais de déplacement des travailleurs sont enregistrés pour l'événement, et des bordereaux de paiement ou des instructions sont préparés.

  8. Étape 8 de 8

    Retours clients

    Les clients reçoivent des rappels par e-mail leur demandant de laisser des avis sur Google, Facebook et le processus de feedback interne.

Illustration du flux de travail tel que décrit par le propriétaire. Il s'agit d'un diagramme, et non d'une capture d'écran de l'application.

Ce que le système fait

Fonctionnalités détaillées

Ce que le système fait

La sélection, la confirmation et le remplacement de l'équipage s'effectuent selon des règles définies pour l'entreprise. Il s'agit d'une automatisation de la main-d'œuvre basée sur des règles et non décrite comme de l'IA.

  • Réservation et sélection de la base

    Le client fournit les informations sur l'événement, y compris le nombre de participants et le lieu. Le système détermine quelle des deux bases de Sydney est la plus proche de l'événement, calcule l'équipe et l'équipement nécessaires pour la réservation, et conserve ces détails dans l'enregistrement de l'événement.

  • Sélection et confirmation de l'équipage

    Les travailleurs des événements sont non permanents et soumettent leur disponibilité à l'avance. Le système sélectionne les travailleurs disponibles en fonction de leur évaluation et des exigences de l'événement, y compris un chef d'équipe et le nombre requis de membres d'équipage, puis les invite par e-mail, suit avec un SMS via Twilio et sélectionne un remplaçant en cas d'absence de réponse.

  • Vérifications de présence le jour de l'événement

    Le jour J, un e-mail de confirmation de présence est suivi d'un SMS puis d'un appel téléphonique automatisé. Si la confirmation est toujours manquante, le propriétaire reçoit une alerte et remplace manuellement le travailleur.

  • Matériel, itinéraires et calcul des coûts d'événement

    Le système détermine les ensembles d’équipements nécessaires et ajoute les exigences d’emballage à la description des tâches de l’événement. Google Maps fournit des informations d’itinéraire entre la base sélectionnée et le lieu de l’événement, en tenant compte des coûts de péage et de pont pour un planificateur d’itinéraire économique et des horaires de départ. Les coûts quotidiens des travailleurs et les frais de déplacement sont enregistrés pour l’événement.

  • Paiements et suivi post-événement

    Les clients paient via un système de paiement intégré utilisant Square et PayPal. Après l'événement, le système génère des bordereaux de paiement bancaires ou des instructions de paiement pour les travailleurs, et envoie aux clients des rappels par e-mail leur demandant de laisser des avis sur Google, Facebook et le processus de feedback interne.

  • Infrastructure et support

    FM Solutions travaille sur l'infrastructure AWS EC2 et la configuration réseau qui supporte le système, et assure un support continu sur l'application et son infrastructure.

Automatisation et escalade

Ce qui est automatisé, et quand le propriétaire intervient

Le remplacement d'un employé qui ne répond pas à une invitation est automatisé. Les absences non résolues le jour de l'événement sont escaladées vers le propriétaire, qui décide.

Automatisation et escalade

Invitations d'équipage

Automatisé

Remplacement automatisé

  1. Étape 1

    E-mail d'invitation

    Les travailleurs sélectionnés reçoivent un e-mail avec un lien de confirmation.

  2. Étape 2

    Pas de réponse : SMS

    Le système envoie un SMS via Twilio.

  3. Étape 3

    Toujours pas de réponse : remplacement

    Le système sélectionne un travailleur de remplacement et répète le processus d’invitation.

Jour de l'événement

Le propriétaire décide

Intervention du propriétaire après une confirmation non résolue

  1. Étape 1

    Email de présence

    Le système envoie un e-mail de confirmation de présence.

  2. Étape 2

    Pas de réponse : SMS

    L'absence de réponse déclenche un SMS.

  3. Étape 3

    Pas de réponse continue : appel téléphonique

    L'absence de réponse continue déclenche un appel téléphonique automatisé.

  4. Étape 4

    Toujours non confirmé : alerte du propriétaire

    Si la confirmation est toujours manquante, le propriétaire reçoit une alerte.

  5. Étape 5

    Le propriétaire remplace l'employé (action manuelle du propriétaire)

    Le propriétaire examine la situation et remplace manuellement le travailleur par une personne disponible.

Illustration du flux de travail tel que décrit par le propriétaire. Le remplacement d'un employé qui ne répond pas à une invitation est automatisé. Le remplacement d'un employé toujours non confirmé le jour de l'événement relève d'une décision manuelle du propriétaire.

Intégrations

Services connectés derrière le système

Messagerie, cartographie, paiements et hébergement, chacun jouant un rôle spécifique dans le cycle de vie de l'événement.

Intégrations

  • Twilio

    SMS when a worker does not respond to an email

  • Google Maps

    Route information from the selected base to the venue

  • Square

    Customer payments

  • PayPal

    Customer payments

  • AWS EC2

    Infrastructure supported by FM Solutions

Les logos sont des marques de leurs propriétaires respectifs et sont affichés pour identifier les services utilisés. Leur utilisation ne implique pas d'approbation.

Captures d'écran d'applications réelles

À l'intérieur du système

Trois captures d'écran de l'application en production. Les détails des clients, événements, lieux, travailleurs, contacts, paiements et identités sont masqués dans les fichiers image, y compris dans la version agrandie.

Captures d'écran d'applications réelles

  • Menu Accueil

    Le menu principal du système de gestion. Les tuiles incluent Liste des réservations, Suivi des devis, Confirmations, Planning, Personnel, Disponibilités, Fiches de paie, Forfaits, Analyses et Notifications.

  • Enregistrement de réservation

    Un dossier de réservation avec le forfait, les joueurs et les blasters, l'équipe, les horaires de service, le temps de trajet et le prix total. Les détails du client, de l'événement et du lieu sont masqués.

  • Enregistrement des membres d'équipage

    Un dossier de membre d'équipage avec disponibilité par jour de la semaine et par date, ainsi que des onglets pour le travail planifié, les documents, les performances et les avis. Les informations personnelles, de contact, de paiement et d'identité sont masquées.

Les captures d’écran montrent comment les enregistrements et les menus sont organisés. Les dates, prix et compteurs visibles ne sont pas des indicateurs de performance.

Témoignage client

Dans les mots du client

Un témoignage vidéo et des commentaires écrits séparés de Laser Warriors.

Témoignage client

Témoignage client

Laser Warriors — Témoignage client

Entendez directement l'un de nos clients parler de sa collaboration avec FM Solutions.

Client : Laser Warriors

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Regarder sur YouTube: Laser Warriors — Témoignage client (s'ouvre dans un nouvel onglet)

Intervenant : Client Laser Warriors

Retours écrits

Affiché exactement tel quel. Il s'agit d'un message distinct de la vidéo ci-dessus.

Depuis deux ans, Nihad et Mujo m'ont aidé à développer un système de réservation personnalisé sur FileMaker pour mon entreprise d'événements mobiles à Sydney, en Australie. Il s'agit d'un système complexe, incluant un CRM, la gestion du personnel et des paiements, la planification des capacités et des plannings, ainsi que des liens avec de nombreuses API, dont Google Maps pour l'itinéraire, etc. J'ai connu quelques échecs avec d'autres développeurs FileMaker. Mais j'ai eu la chance de faire appel à Nihad et FM Solutions en Bosnie, qui ont suffisamment d'expérience pour comprendre pleinement la complexité du problème et disposent d'une équipe capable de fournir une solution qui fonctionne vraiment pour moi ! Les questions de langue et de distance étaient une préoccupation, mais Nihad et Mujo sont très compétents et parlent couramment l'anglais. Le décalage horaire a joué en notre faveur, car les discussions sur les problèmes étaient résolues du jour au lendemain pour moi. Nihad et Mujo sont tous deux très commerciaux et comprennent les impératifs de gestion des coûts de toute entreprise. Ils savent concilier trésorerie et développement, et ont été suffisamment flexibles pour me permettre de gérer une grande partie des aspects « faciles mais coûteux » du développement, tandis qu'ils s'attaquaient aux problèmes plus complexes. Le système m'a finalement coûté plus que prévu initialement, mais à juste titre, le système fait également beaucoup plus que ce que j'imaginais. Après deux ans, je continue d'avoir une bonne relation de travail avec Nihad et son équipe, et le système est utilisé quotidiennement. Pour moi et mon entreprise, c'est un vrai succès.
Portrait of Deen

Deen

Laser Warriors

Résultat

Un système pour l'ensemble du cycle de vie des événements

Résultat

Fonctionnalités livrées

  • Les réservations, la gestion du personnel et la logistique sont coordonnées dans un seul système.
  • Les séquences de confirmation et la gestion des remplacements réduisent la coordination manuelle.
  • Les coûts d'événement incluent la rémunération et les déplacements des travailleurs.
  • La préparation des paiements et les retours clients sont liés au cycle de vie des événements.

Cette page ne fait aucune affirmation concernant la croissance des revenus, les économies en pourcentage, les garanties de participation, la disponibilité, les dates de lancement ou la durée du projet.

À propos du client

Laser Warriors

À propos du client

Laser Warriors est un opérateur mobile de laser game desservant le Grand Sydney. Les avis clients sur son propre site web concernent ses événements et ne sont pas des avis sur FM Solutions.

Site web client

laserwarriors.com.au

(s'ouvre dans un nouvel onglet)

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