Laser Warriors — Gestión de eventos y personal
Un sistema personalizado de gestión empresarial que coordina reservas de eventos, asignaciones de equipo, equipamiento, planificación de viajes, pagos y seguimiento al cliente para un operador móvil de laser-tag en Sídney.
FM Solutions también brinda soporte al sistema y su infraestructura.
Contexto empresarial
Laser Warriors ofrece eventos móviles de laser-tag en toda el área metropolitana de Sídney. Cada reserva requiere el equipo adecuado, una base de salida apropiada, equipamiento, arreglos de viaje, confirmación de asistencia y costos precisos.
Estos pasos deben mantenerse coordinados incluso cuando alguien no responde o no puede asistir. El sistema los conecta en un solo registro de evento en lugar de dispersarlos en herramientas separadas.
Ciclo de vida del evento
Ocho pasos conectados, desde los detalles de la reserva del cliente hasta la confirmación del equipo, logística, costos y seguimiento.
El cliente proporciona información del evento, incluyendo número de participantes y ubicación.
El sistema determina cuál de las dos bases en Sídney está más cerca del evento.
Los trabajadores disponibles se seleccionan según la calificación y los requisitos del evento, incluyendo un líder de equipo.
Los trabajadores seleccionados reciben un enlace por correo electrónico y luego un SMS a través de Twilio si no responden.
Se elaboran paquetes de equipo y se planifica una ruta en Google Maps desde la base hasta el lugar del evento.
Correo electrónico, SMS y llamada telefónica automatizada, con alerta al propietario si falta confirmación.
Se registran los pagos a los trabajadores y los costos de viaje asociados al evento, y se preparan recibos o instrucciones de pago.
Los clientes reciben recordatorios por correo electrónico solicitando reseñas en Google, Facebook y retroalimentación interna.
Qué hace el sistema
La selección, confirmación y reemplazo del equipo se ejecutan según reglas definidas para el negocio. Son automatizaciones basadas en reglas y no se describen como IA.
El cliente proporciona información del evento, incluyendo número de participantes y ubicación. El sistema determina cuál de las dos bases en Sídney está más cerca del evento, calcula el equipo y el personal que la reserva necesita, y mantiene estos detalles juntos en el registro del evento.
Los trabajadores del evento son no permanentes y envían su disponibilidad con anticipación. El sistema selecciona a los trabajadores disponibles según la calificación y los requisitos del evento, incluyendo un líder de equipo y el número requerido de miembros del equipo, luego los invita por correo electrónico, hace seguimiento por SMS a través de Twilio y selecciona un reemplazo si aún no hay respuesta.
El día del evento, un correo de confirmación de asistencia es seguido por un SMS y luego una llamada telefónica automatizada. Si aún falta confirmación, el propietario recibe una alerta y reemplaza al trabajador manualmente.
El sistema determina los paquetes de equipo necesarios y añade los requisitos de embalaje a la descripción de la tarea del evento. Google Maps proporciona información de la ruta desde la base seleccionada hasta el lugar, considerando costos de peajes y puentes para una planificación de ruta y horario de salida eficiente en costos. Se registran el pago diario de los trabajadores y los costos de viaje asociados al evento.
Los clientes pagan mediante un sistema de pago integrado que utiliza Square y PayPal. Después del evento, el sistema genera recibos bancarios o instrucciones de pago para los trabajadores, y envía recordatorios por correo electrónico a los clientes solicitando reseñas en Google, Facebook y el proceso interno de retroalimentación.
FM Solutions trabaja en la infraestructura AWS EC2 y en la configuración de red que soporta el sistema, además de proporcionar soporte continuo en toda la aplicación y su infraestructura.
Automatización y escalamiento
La sustitución de un trabajador que no responde a una invitación está automatizada. La asistencia no resuelta el día del evento se escala al responsable, quien decide.
Invitaciones al equipo
AutomatizadoCorreo electrónico de invitación
Los trabajadores seleccionados reciben un correo electrónico con un enlace de confirmación.
Sin respuesta: SMS
El sistema envía un SMS a través de Twilio.
Sin respuesta aún: reemplazo
El sistema selecciona un trabajador de reemplazo y repite el proceso de invitación.
Día del evento
Decide el propietarioCorreo electrónico de asistencia
El sistema envía un correo electrónico de confirmación de asistencia.
Sin respuesta: SMS
La falta de respuesta activa un SMS.
Sin respuesta continua: llamada telefónica
La falta continua de respuesta activa una llamada telefónica automatizada.
Aún no confirmado: alerta al propietario
Si la confirmación aún falta, el propietario recibe una alerta.
El propietario reemplaza al trabajador (manual action by the owner)
El propietario revisa la situación y reemplaza manualmente al trabajador con una persona disponible.
Integraciones
Mensajería, mapeo, pagos y hosting, cada uno con un rol específico en el ciclo de vida del evento.
Twilio
SMS when a worker does not respond to an email
Google Maps
Route information from the selected base to the venue
Square
Customer payments
PayPal
Customer payments
AWS EC2
Infrastructure supported by FM Solutions
Los logotipos son marcas registradas de sus respectivos propietarios y se muestran para identificar los servicios utilizados. Su uso no implica respaldo.
Capturas reales de la aplicación
Tres pantallas de la aplicación en vivo. Los detalles de cliente, evento, lugar, trabajador, contacto, pago e identidad están redactados en los archivos de imagen, incluso en la versión ampliada.
Menú de inicio
El menú principal del sistema de gestión. Los mosaicos incluyen Lista de reservas, Seguimiento de cotizaciones, Confirmaciones, Nómina, Personal, Disponibilidad, Recibos de pago, Paquetes, Analíticas y Notificaciones.
Registro de reserva
Un registro de reserva con el paquete, jugadores y blasters, equipo, horarios, tiempo de viaje y precio total. Los detalles del cliente, evento y lugar están redactados.
Registro de miembro del equipo
Un registro de miembro del equipo con disponibilidad por días de la semana y fechas específicas, además de pestañas para trabajo asignado, documentos, desempeño y evaluaciones. Los detalles personales, de contacto, pago e identidad están ocultos.
Las capturas de pantalla muestran cómo se disponen los registros y menús. Las fechas, precios y conteos visibles en ellas no son cifras de rendimiento.
Testimonio de cliente
Un testimonio en video y comentarios escritos separados de Laser Warriors.
Testimonio de cliente
Escuche directamente a nuestro cliente sobre su experiencia trabajando con FM Solutions.
Cliente: Laser Warriors
Reproducir este video carga contenido de YouTube, que puede procesar datos como su dirección IP según sus propias políticas. No se solicita nada a YouTube hasta que presione Reproducir. Política de Cookies
Ver en YouTube: Laser Warriors — Testimonio del cliente (opens in a new tab)Orador: Cliente de Laser Warriors
Comentarios escritos
Mostrado exactamente como se suministró. Este es un mensaje separado del video anterior.
Durante los últimos 2 años, Nihad y Mujo me han ayudado a desarrollar un sistema de reservas personalizado en Filemaker para mi negocio de eventos móviles en Sídney, Australia. Es un sistema complejo que abarca CRM, personal y pagos, planificación de capacidad y programación de personal, con enlaces a muchas API, incluyendo Google MAPS para rutas, etc. Tuve algunos comienzos fallidos con otros desarrolladores de FM. Pero tuve la suerte de contratar a Nihad y FM Solutions en Bosnia, quienes tenían la experiencia suficiente para comprender completamente la complejidad del problema y un equipo capaz de entregar una solución que realmente funciona para mí. Las cuestiones de idioma y distancia eran una preocupación, pero Nihad y Mujo son muy competentes y hablan inglés con fluidez. La diferencia horaria jugó a nuestro favor, ya que las discusiones sobre problemas se resolvían durante la noche para mí. Nihad y Mujo son muy comerciales y entienden los imperativos de gestión de costos para cualquier negocio. Comprenden la necesidad de equilibrar el flujo de caja con el desarrollo, y también fueron lo suficientemente flexibles para permitirme hacer muchas de las partes “fáciles pero costosas” del desarrollo, mientras ellos abordaban los problemas más complejos. El sistema finalmente me costó más de lo que presupuesté originalmente, pero para ser justos, el sistema hace mucho más de lo que pensé inicialmente. En resumen, después de 2 años, sigo manteniendo una buena relación laboral con Nihad y su equipo, y el sistema está en uso diario. Para mí y mi negocio, esto es un verdadero éxito.
Deen
Laser Warriors
Resultado
Capacidades entregadas
Esta página no hace afirmaciones sobre crecimiento de ingresos, porcentaje de ahorro, garantías de asistencia, disponibilidad, fechas de lanzamiento o duración del proyecto.
Sobre el cliente
Laser Warriors es un operador móvil de laser-tag que sirve al área metropolitana de Sídney. Las reseñas de clientes en el sitio web del cliente son sobre sus eventos y no son reseñas de FM Solutions.
Sitio web del cliente
laserwarriors.com.au
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