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FM Solutions

Laser Warriors — Event- & Personalmanagement

Von der Buchung bis zur Crew-Zahlung, ein verbundenes System.

Ein maßgeschneidertes Geschäftsverwaltungssystem, das Eventbuchungen, Crew-Einsätze, Ausrüstung, Reiseplanung, Zahlungen und Kunden-Follow-up für einen mobilen Laser-Tag-Betreiber in Sydney koordiniert.

FM Solutions unterstützt auch das System und dessen Infrastruktur.

Geschäftskontext

Jede Buchung benötigt die richtigen Personen, Ausrüstung und Route

Geschäftskontext

Laser Warriors bietet mobile Laser-Tag-Events im Großraum Sydney an. Jede Buchung erfordert das richtige Team, eine geeignete Abfahrtsbasis, Ausrüstung, Reisevorbereitungen, Anwesenheitsbestätigung und genaue Kosten.

Diese Schritte müssen koordiniert bleiben, auch wenn jemand nicht antwortet oder nicht teilnehmen kann. Das System verbindet sie in einem einzigen Ereignisdatensatz, anstatt sie über verschiedene Tools zu verteilen.

Veranstaltungslebenszyklus

Von der ersten Buchung bis zur finalen Feedback-Anfrage

Acht verbundene Schritte, von den Buchungsdetails des Kunden über die Bestätigung der Crew, Logistik, Kostenkalkulation bis zur Nachverfolgung.

Prozess des Veranstaltungslebenszyklus
  1. Schritt 1 von 8

    Buchung

    Der Kunde liefert Veranstaltungsinformationen, einschließlich Teilnehmerzahl und Ort.

  2. Schritt 2 von 8

    Basis-Auswahl

    Das System bestimmt, welche von zwei Basen in Sydney näher am Ereignis liegt.

  3. Schritt 3 von 8

    Crew-Auswahl

    Verfügbare Mitarbeiter werden nach Bewertung und Veranstaltungsanforderungen ausgewählt, einschließlich eines Teamleiters.

  4. Schritt 4 von 8

    E-Mail- und SMS-Bestätigung

    Ausgewählte Mitarbeiter erhalten einen E-Mail-Link und bei keiner Antwort eine SMS über Twilio.

  5. Schritt 5 von 8

    Ausrüstungs- und Routenplanung

    Ausrüstungspakete werden ausgearbeitet und eine Google Maps-Route vom Standort zum Veranstaltungsort geplant.

  6. Schritt 6 von 8

    Anwesenheitskontrollen am Veranstaltungstag

    E-Mail, SMS und ein automatisierter Anruf mit Benachrichtigung an den Besitzer, falls eine Bestätigung fehlt.

  7. Schritt 7 von 8

    Kostenkalkulation und Vorbereitung der Mitarbeiterzahlung

    Lohn- und Reisekosten der Mitarbeiter werden dem Ereignis zugeordnet, und Zahlungsbelege oder Anweisungen werden erstellt.

  8. Schritt 8 von 8

    Kundenfeedback

    Kunden erhalten E-Mail-Erinnerungen mit der Bitte um Google-, Facebook- und internes Feedback.

Illustration des Workflows, wie vom Eigentümer beschrieben. Es ist ein Diagramm, kein Screenshot der Anwendung.

Was das System tut

Fähigkeiten im Detail

Was das System tut

Crew-Auswahl, Bestätigung und Ersatz erfolgen nach geschäftsspezifischen Regeln. Es handelt sich um regelbasierte Automatisierung der Arbeitskräfte und wird nicht als KI bezeichnet.

  • Buchung und Basis-Auswahl

    Der Kunde liefert Veranstaltungsinformationen, einschließlich Teilnehmerzahl und Ort. Das System bestimmt, welche der beiden Standorte in Sydney näher an der Veranstaltung liegt, ermittelt das benötigte Personal und die Ausrüstung für die Buchung und hält diese Details in der Veranstaltungsakte zusammen.

  • Crew-Auswahl und Bestätigung

    Event-Mitarbeiter sind nicht fest angestellt und geben ihre Verfügbarkeit im Voraus an. Das System wählt verfügbare Mitarbeiter anhand von Bewertungen und Veranstaltungsanforderungen aus, inklusive Teamleiter und der benötigten Anzahl von Crew-Mitgliedern, lädt diese per E-Mail ein, folgt per SMS über Twilio nach und wählt bei ausbleibender Antwort einen Ersatz aus.

  • Anwesenheitskontrollen am Veranstaltungstag

    Am Tag selbst folgt auf eine Anwesenheitsbestätigungs-E-Mail eine SMS und anschließend ein automatisierter Anruf. Wenn die Bestätigung weiterhin fehlt, erhält der Eigentümer eine Benachrichtigung und ersetzt den Mitarbeiter manuell.

  • Ausrüstung, Routen und Veranstaltungskosten

    Das System bestimmt die benötigten Ausrüstungspakete und fügt Verpackungsanforderungen zur Veranstaltungsaufgabenbeschreibung hinzu. Google Maps liefert Routeninformationen von der ausgewählten Basis zum Veranstaltungsort, wobei Mautstraßen- und Brückenkosten für kostenbewusste Routenplanung und Abfahrtszeitplanung berücksichtigt werden. Die tägliche Bezahlung der Mitarbeiter und Reisekosten werden dem Ereignis zugeordnet.

  • Zahlungen und Nachbereitung nach dem Ereignis

    Kunden zahlen über ein integriertes Zahlungssystem mit Square und PayPal. Nach der Veranstaltung generiert das System Bankzahlungsscheine oder Zahlungsanweisungen für die Mitarbeiter und sendet Kunden E-Mail-Erinnerungen mit der Bitte um Bewertungen auf Google, Facebook und im internen Feedbackprozess.

  • Infrastruktur und Support

    FM Solutions arbeitet auf der AWS EC2-Infrastruktur und der Netzwerkkonfiguration, die das System unterstützt, und bietet fortlaufenden Support für die Anwendung und deren Infrastruktur.

Automatisierung und Eskalation

Was automatisiert ist und wann der Eigentümer eingreift

Der Ersatz eines Mitarbeiters, der nicht auf eine Einladung antwortet, ist automatisiert. Ungeklärte Anwesenheit am Veranstaltungstag wird an den Eigentümer eskaliert, der entscheidet.

Automatisierung und Eskalation

Crew-Einladungen

Automatisiert

Automatisierter Ersatz

  1. Schritt 1

    Einladung per E-Mail

    Ausgewählte Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.

  2. Schritt 2

    Keine Antwort: SMS

    Das System sendet eine SMS über Twilio.

  3. Schritt 3

    Noch keine Antwort: Ersatz

    Das System wählt einen Ersatzmitarbeiter aus und wiederholt den Einladungsprozess.

Veranstaltungstag

Eigentümer entscheidet

Eigentümerintervention nach ungelöster Bestätigung

  1. Schritt 1

    Teilnahme-E-Mail

    Das System sendet eine Anwesenheitsbestätigungs-E-Mail.

  2. Schritt 2

    Keine Antwort: SMS

    Keine Antwort löst eine SMS aus.

  3. Schritt 3

    Weiterhin keine Antwort: Anruf

    Anhaltende Nichtreaktion löst einen automatisierten Anruf aus.

  4. Schritt 4

    Noch unbestätigt: Eigentümerwarnung

    Wenn die Bestätigung noch fehlt, erhält der Eigentümer eine Benachrichtigung.

  5. Schritt 5

    Eigentümer ersetzt den Mitarbeiter (manuelle Aktion durch den Eigentümer)

    Der Eigentümer überprüft die Situation und ersetzt den Mitarbeiter manuell durch eine verfügbare Person.

Illustration des Workflows, wie vom Eigentümer beschrieben. Das Ersetzen eines Mitarbeiters, der nicht auf eine Einladung antwortet, ist automatisiert. Das Ersetzen eines Mitarbeiters, der am Veranstaltungstag noch nicht bestätigt ist, erfolgt manuell durch den Eigentümer.

Integrationen

Verbundene Dienste hinter dem System

Messaging, Mapping, Zahlungen und Hosting, jeweils mit einer spezifischen Rolle im Lebenszyklus einer Veranstaltung.

Integrationen
  • Twilio

    SMS when a worker does not respond to an email

  • Google Maps

    Route information from the selected base to the venue

  • Square

    Customer payments

  • PayPal

    Customer payments

  • AWS EC2

    Infrastructure supported by FM Solutions

Logos sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer und werden zur Identifikation der genutzten Dienste angezeigt. Ihre Verwendung impliziert keine Empfehlung.

Echte Screenshots der Anwendung

Im System

Drei Bildschirme aus der Live-Anwendung. Kunden-, Veranstaltungs-, Veranstaltungsort-, Mitarbeiter-, Kontakt-, Zahlungs- und Identitätsdaten sind in den Bilddateien selbst unkenntlich gemacht, auch in der vergrößerten Version.

Echte Screenshots der Anwendung
  • Startmenü

    Das Hauptmenü des Managementsystems. Kacheln umfassen Buchungslisten, Angebotsnachverfolgungen, Bestätigungen, Dienstpläne, Personal, Verfügbarkeit, Gehaltsabrechnungen, Pakete, Analysen und Benachrichtigungen.

  • Buchungsdatensatz

    Ein Buchungsdatensatz mit Paket, Spielern und Blastern, Crew, Dienstplanzeiten, Reisezeit und Gesamtpreis. Kunden-, Veranstaltungs- und Ortsdetails sind unkenntlich gemacht.

  • Crew-Mitglied-Datensatz

    Ein Datensatz für ein Crew-Mitglied mit Verfügbarkeit an Wochentagen und bestimmten Daten, plus Tabs für Dienstplan, Dokumente, Leistung und Bewertungen. Persönliche Daten, Kontaktdaten, Gehalts- und Identitätsdetails sind unkenntlich gemacht.

Die Screenshots zeigen, wie Datensätze und Menüs angeordnet sind. Die darin sichtbaren Daten, Preise und Mengen sind keine Leistungskennzahlen.

Kundenreferenz

In den Worten des Kunden

Ein Video-Testimonial und separates schriftliches Feedback von Laser Warriors.

Kundenreferenz

Sprecher: Laser Warriors Kunde

Schriftliches Feedback

Genau wie geliefert angezeigt. Dies ist eine separate Nachricht vom obigen Video.

In den letzten 2 Jahren haben mir Nihad und Mujo geholfen, ein maßgeschneidertes Buchungssystem auf FileMaker für mein mobiles Eventgeschäft in Sydney, Australien, zu entwickeln. Es ist ein komplexes System, das CRM, Personal und Gehaltsabrechnung, Kapazitätsplanung und Personalplanung umfasst, mit Verbindungen zu vielen APIs, einschließlich Google MAPS für die Routenplanung usw. Ich hatte einige Fehlstarts mit anderen FM-Entwicklern. Glücklicherweise konnte ich dann Nihad und FM Solutions in Bosnien engagieren, die über genügend Erfahrung verfügen, um die Komplexität des Problems vollständig zu verstehen, und ein Team haben, das eine Lösung liefern kann, die wirklich für mich funktioniert! Sprach- und Distanzprobleme waren eine Sorge, aber Nihad und Mujo sind sehr kompetent und fließend in Englisch. Der Zeitunterschied arbeitete zu unseren Gunsten, da Diskussionen über Probleme für mich über Nacht gelöst wurden. Nihad und Mujo sind beide sehr geschäftstüchtig und verstehen die Kostenmanagement-Erfordernisse jedes Unternehmens. Sie verstehen die Notwendigkeit, den Cashflow mit der Entwicklung in Einklang zu bringen, und waren auch flexibel genug, mir zu ermöglichen, viele der „einfachen, aber kostspieligen“ Entwicklungsteile selbst zu erledigen, während sie die komplexeren Probleme angegangen sind. Das System hat mich letztlich mehr gekostet als ursprünglich budgetiert, aber um fair zu sein, macht das System tatsächlich auch viel mehr, als ich ursprünglich dachte. Alles in allem habe ich nach 2 Jahren weiterhin eine gute Arbeitsbeziehung mit Nihad und seinem Team, und das System wird täglich genutzt. Für mich und mein Unternehmen ist das ein echter Erfolg.
Portrait of Deen

Deen

Laser Warriors

Ergebnis

Ein System für den gesamten Veranstaltungszyklus

Ergebnis

Gelieferte Funktionen

  • Buchungen, Personalplanung und Logistik werden in einem System koordiniert.
  • Bestätigungssequenzen und Ersatzbehandlung reduzieren manuelle Koordination.
  • Veranstaltungskosten beinhalten Arbeiterlohn und Reisekosten.
  • Die Zahlungs­vorbereitung und das Kunden­feedback sind mit dem Ereignis­lebenszyklus verbunden.

Diese Seite macht keine Angaben zu Umsatzwachstum, prozentualen Einsparungen, Teilnahmegarantien, Verfügbarkeit, Startterminen oder Projektdauer.

Über den Kunden

Laser Warriors

Über den Kunden

Laser Warriors ist ein mobiler Laser-Tag-Anbieter im Großraum Sydney. Die Kundenbewertungen auf der eigenen Website des Kunden beziehen sich auf dessen Events und sind keine Bewertungen von FM Solutions.

Kundenwebsite

laserwarriors.com.au

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