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FM Solutions

Laser Warriors — Gestione Eventi e Forza Lavoro

Dalla Prenotazione al Pagamento dell'Equipaggio, un Sistema Connesso.

Un sistema di gestione aziendale personalizzato che coordina prenotazioni di eventi, assegnazioni dell'equipaggio, attrezzature, pianificazione dei viaggi, pagamenti e follow-up dei clienti per un operatore di laser-tag mobile a Sydney.

FM Solutions supporta anche il sistema e la sua infrastruttura.

Contesto aziendale

Ogni prenotazione richiede le persone giuste, l'attrezzatura e il percorso

Contesto aziendale

Laser Warriors offre eventi di laser-tag mobile in tutta la Grande Sydney. Ogni prenotazione richiede l'equipaggio giusto, una base di partenza adeguata, attrezzature, accordi di viaggio, conferma della partecipazione e costi accurati.

Questi passaggi devono rimanere coordinati anche quando qualcuno non risponde o non può partecipare. Il sistema li collega in un'unica registrazione dell'evento invece di lasciarli sparsi su strumenti separati.

Ciclo di vita dell'evento

Dalla prima prenotazione alla richiesta di feedback finale

Otto passaggi connessi, dai dettagli di prenotazione del cliente alla conferma dell'equipaggio, logistica, calcolo dei costi e follow-up.

Processo del ciclo di vita dell'evento
  1. Passo 1 di 8

    Prenotazione

    Il cliente fornisce informazioni sull'evento, inclusi il numero di partecipanti e la località.

  2. Passo 2 di 8

    Selezione della base

    Il sistema determina quale delle due basi di Sydney è più vicina all'evento.

  3. Passo 3 di 8

    Selezione dell'equipaggio

    I lavoratori disponibili vengono selezionati in base alla valutazione e ai requisiti dell'evento, incluso un caposquadra.

  4. Passo 4 di 8

    Conferma via Email e SMS

    I lavoratori selezionati ricevono un link via email, poi un SMS tramite Twilio se non rispondono.

  5. Passo 5 di 8

    Pianificazione attrezzature e percorsi

    I pacchetti di attrezzature vengono elaborati e viene pianificato un percorso Google Maps dalla base alla sede.

  6. Passo 6 di 8

    Controlli di presenza il giorno dell'evento

    Email, SMS e una chiamata telefonica automatizzata, con un avviso al proprietario se manca la conferma.

  7. Passo 7 di 8

    Calcolo dei costi e preparazione dei pagamenti dei lavoratori

    La retribuzione dei lavoratori e i costi di viaggio vengono registrati per l'evento, e vengono preparate le buste paga o le istruzioni di pagamento.

  8. Passo 8 di 8

    Feedback dei clienti

    I clienti ricevono promemoria via email che chiedono feedback su Google, Facebook e interno.

Illustrazione del flusso di lavoro come descritto dal proprietario. È un diagramma, non uno screenshot dell'applicazione.

Cosa fa il sistema

Funzionalità in dettaglio

Cosa fa il sistema

La selezione, conferma e sostituzione dell'equipaggio si basano su regole definite per l'azienda. Sono automazioni della forza lavoro basate su regole e non sono descritte come AI.

  • Prenotazione e selezione della base

    Il cliente fornisce informazioni sull'evento, inclusi il numero di partecipanti e la località. Il sistema determina quale delle due basi di Sydney è più vicina all'evento, calcola l'equipaggio e l'attrezzatura necessari per la prenotazione e mantiene questi dettagli insieme nel record dell'evento.

  • Selezione e conferma dell'equipaggio

    I lavoratori per eventi sono non permanenti e inviano la loro disponibilità in anticipo. Il sistema seleziona i lavoratori disponibili in base alla valutazione e ai requisiti dell'evento, inclusi un caposquadra e il numero richiesto di membri dell'equipaggio, quindi li invita via email, li segue via SMS tramite Twilio e seleziona un sostituto se non c'è ancora risposta.

  • Controlli di presenza il giorno dell'evento

    Il giorno stesso, un'email di conferma della presenza è seguita da un SMS e poi da una telefonata automatizzata. Se la conferma è ancora mancante, il proprietario riceve un avviso e sostituisce il lavoratore manualmente.

  • Attrezzature, percorsi e calcolo dei costi dell'evento

    Il sistema determina i pacchetti di attrezzature necessari e aggiunge i requisiti di imballaggio alla descrizione dell'attività dell'evento. Google Maps fornisce informazioni sul percorso dalla base selezionata alla sede, con i costi di pedaggio e ponte considerati per una pianificazione del percorso attenta ai costi e una pianificazione dell'orario di partenza. La paga giornaliera dei lavoratori e i costi di viaggio vengono registrati per l'evento.

  • Pagamenti e follow-up post-evento

    I clienti pagano tramite un sistema di pagamento integrato che utilizza Square e PayPal. Dopo l'evento, il sistema genera bollettini bancari o istruzioni di pagamento per i lavoratori e invia ai clienti promemoria via email chiedendo recensioni su Google, Facebook e il processo di feedback interno.

  • Infrastruttura e supporto

    FM Solutions lavora sull'infrastruttura AWS EC2 e sulla configurazione di rete che supporta il sistema, e fornisce supporto continuo per l'applicazione e la sua infrastruttura.

Automazione ed escalation

Cosa viene automatizzato, e quando interviene il proprietario

La sostituzione di un lavoratore che non risponde a un invito è automatizzata. La partecipazione non risolta il giorno dell'evento viene segnalata al proprietario, che decide.

Automazione ed escalation

Inviti per l'equipaggio

Automatizzato

Sostituzione automatizzata

  1. Passo 1

    Email di invito

    I lavoratori selezionati ricevono un'email con un link di conferma.

  2. Passo 2

    Nessuna risposta: SMS

    Il sistema invia un SMS tramite Twilio.

  3. Passo 3

    Ancora nessuna risposta: sostituzione

    Il sistema seleziona un lavoratore sostitutivo e ripete il processo di invito.

Giorno dell'evento

Il proprietario decide

Intervento del proprietario dopo conferma irrisolta

  1. Passo 1

    Email di presenza

    Il sistema invia un'email di conferma della partecipazione.

  2. Passo 2

    Nessuna risposta: SMS

    La mancata risposta attiva un SMS.

  3. Passo 3

    Nessuna risposta continuata: telefonata

    La mancata risposta continuata attiva una telefonata automatica.

  4. Passo 4

    Ancora non confermato: avviso proprietario

    Se la conferma è ancora mancante, il proprietario riceve un avviso.

  5. Passo 5

    Il proprietario sostituisce il lavoratore (azione manuale del proprietario)

    Il proprietario esamina la situazione e sostituisce manualmente il lavoratore con una persona disponibile.

Illustrazione del flusso di lavoro come descritto dal proprietario. La sostituzione di un lavoratore che non risponde a un invito è automatizzata. La sostituzione di un lavoratore ancora non confermato il giorno dell'evento è una decisione manuale del proprietario.

Integrazioni

Servizi connessi dietro il sistema

Messaggistica, mappatura, pagamenti e hosting, ognuno con un ruolo specifico nel ciclo di vita dell'evento.

Integrazioni
  • Twilio

    SMS when a worker does not respond to an email

  • Google Maps

    Route information from the selected base to the venue

  • Square

    Customer payments

  • PayPal

    Customer payments

  • AWS EC2

    Infrastructure supported by FM Solutions

I loghi sono marchi registrati dei rispettivi proprietari e sono mostrati per identificare i servizi utilizzati. Il loro utilizzo non implica approvazione.

Screenshot reali dell'applicazione

All'interno del sistema

Tre schermate dall'applicazione live. I dettagli di cliente, evento, sede, lavoratore, contatto, pagamento e identità sono oscurati nei file immagine stessi, inclusa la versione ingrandita.

Screenshot reali dell'applicazione
  • Menu Home

    Il menu principale del sistema di gestione. I riquadri includono Elenco Prenotazioni, Follow-up Preventivi, Conferme, Elenco Personale, Personale, Disponibilità, Buste Paga, Pacchetti, Analisi e Notifiche.

  • Record di prenotazione

    Un record di prenotazione con il pacchetto, giocatori e blaster, equipaggio, orari di servizio, tempo di viaggio e prezzo totale. I dettagli del cliente, dell'evento e della sede sono oscurati.

  • Scheda membro dell'equipaggio

    Una scheda del membro dell'equipaggio con disponibilità settimanale e datata, più schede per il lavoro in turno, i documenti, le prestazioni e le recensioni. I dettagli personali, di contatto, di retribuzione e di identità sono oscurati.

Gli screenshot mostrano come sono disposti i record e i menu. Le date, i prezzi e i conteggi visibili in essi non sono cifre di performance.

Testimonianza del cliente

Nelle parole del cliente

Una testimonianza video e un feedback scritto separato da Laser Warriors.

Testimonianza del cliente

Relatore: Cliente Laser Warriors

Feedback scritto

Mostrato esattamente come fornito. Questo è un messaggio separato dal video qui sopra.

Negli ultimi 2 anni, Nihad e Mujo mi hanno aiutato a sviluppare un sistema di prenotazione personalizzato su Filemaker per la mia attività di eventi mobili a Sydney, in Australia. È un sistema complesso, che comprende CRM, gestione del personale e paghe, pianificazione della capacità e turni del personale, con collegamenti a molte API, inclusa Google MAPS per il routing, ecc. Ho avuto alcuni falsi inizi con altri sviluppatori FM. Ma ho avuto la fortuna di ingaggiare Nihad e FM Solutions in Bosnia, che avevano abbastanza esperienza per comprendere appieno la complessità del problema e un team in grado di fornire una soluzione che funziona davvero per me! Le questioni linguistiche e di distanza erano una preoccupazione, ma Nihad e Mujo sono molto competenti e fluenti in inglese. Il fuso orario ha giocato a nostro favore, poiché le discussioni sui problemi sono state risolte per me durante la notte. Nihad e Mujo sono entrambi molto orientati al business e comprendono gli imperativi della gestione dei costi per qualsiasi attività. Comprendono la necessità di bilanciare il flusso di cassa con lo sviluppo, ed erano anche abbastanza flessibili da consentirmi di fare molti dei pezzi di sviluppo "facili ma costosi", mentre loro si occupavano delle questioni più complesse. Il sistema alla fine mi è costato più di quanto avessi inizialmente preventivato, ma a essere onesti, il sistema fa anche molto di più di quanto avessi inizialmente pensato. Tutto sommato, dopo 2 anni, continuo ad avere un buon rapporto di lavoro con Nihad e il suo team, e il sistema è in uso quotidianamente. Per me e la mia attività, questo è un vero successo.
Portrait of Deen

Deen

Laser Warriors

Risultato

Un unico sistema per l'intero ciclo di vita dell'evento

Risultato

Capacità fornite

  • Prenotazioni, personale e logistica sono coordinati in un unico sistema.
  • Le sequenze di conferma e la gestione delle sostituzioni riducono il coordinamento manuale.
  • I costi dell'evento includono la retribuzione dei lavoratori e le spese di viaggio.
  • La preparazione dei pagamenti e il feedback dei clienti sono collegati al ciclo di vita dell'evento.

Questa pagina non fa affermazioni su crescita dei ricavi, risparmi percentuali, garanzie di partecipazione, disponibilità, date di lancio o durata del progetto.

Informazioni sul cliente

Laser Warriors

Informazioni sul cliente

Laser Warriors è un operatore di laser-tag mobile che serve la Grande Sydney. Le recensioni dei clienti sul sito web del cliente riguardano i suoi eventi e non sono recensioni di FM Solutions.

Sito web del cliente

laserwarriors.com.au

(si apre in una nuova scheda)

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